Darbo įprotis, kuris atrodo produktyvus, bet kenkia

Darbo pasaulyje dažnai šloviname užimtumą, ilgas valandas ir nuolatinį „buvimą ant ryšio“. Tačiau yra vienas ypač klastingas įprotis, kuris atrodo produktyvus, bet iš tiesų pamažu griauna mūsų rezultatus, sveikatą ir motyvaciją – nuolatinis reagavimas ir skubėjimas be gilesnio susitelkimo.

Koks tai įprotis: nuolatinis „gaisrų gesinimas“

Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad žmogus, kuris visada prieinamas, greitai atsako į žinutes, nuolat tikrina el. paštą ir skuba sureaguoti į kiekvieną užklausą, yra labai produktyvus. Darbo diena pilna veiklos, kalendorius perpildytas susitikimais, o užduočių sąrašas juda. Tačiau dažnai tai tėra iliuzija.

Šį įprotį galima apibūdinti kaip nuolatinį „gaisrų gesinimą“ – kai visą laiką reaguojame į tai, kas skubiausia, o ne į tai, kas svarbiausia. Vietoje kryptingo darbo prie reikšmingų tikslų, energija išsibarsto tarp pranešimų, skambučių ir mažų, bet triukšmingų užduočių.

Kodėl šis įprotis atrodo produktyvus

Nuolatinis reagavimas dažnai apgauna mūsų pojūtį apie tai, kiek daug nuveikiame. Jis atrodo naudingas dėl kelių priežasčių:

• Momentinis atlygis. Atsakius į žinutę ar užpildžius trumpą formą, iškart jaučiame pasiekimo jausmą – tarsi „padariau dar vieną dalyką“.
• Pripažinimo iliuzija. Kolegos ir klientai dažnai vertina greitį: „jis/ji visada atsako iškart“ tampa tarsi kokybės ženklu.
• Kontrolės jausmas. Greitai reaguojant į viską, atrodo, kad turime situaciją savo rankose, nors iš tikrųjų dažnai tik plaukiame paskui kitų prioritetus.
• Užimtumo kultūra. Daugelis organizacijų iki šiol vertina ne rezultatą, o matomą užimtumą – pilną kalendorių, nuolat mirksinčias pokalbių programėles, atsakymus „per kelias minutes“.

Tokioje aplinkoje ramus, sutelktas ir apgalvotas darbas atrodo lėtas ir netgi mažiau vertingas, nors būtent jis sukuria didžiausią pridėtinę vertę.

Kaip nuolatinis reagavimas kenkia produktyvumui

Pagrindinė problema – mūsų dėmesys. Intelektiniam, kūrybiniam ir analitiniam darbui reikia susitelkimo. Kai jis nuolat trūkinėja, realus produktyvumas smarkiai krenta, net jei užimtumas išlieka didelis.

Dėmesio persijungimo kaina

Kiekvieną kartą, kai pakeičiame veiklą – iš rašomo dokumento šokame į el. paštą, iš susitikimo į žinučių programėlę, iš analizės į trumpą skambutį – smegenims reikia laiko „perkrovai“. Tyrimai rodo, kad sugrįžti į gilesnį susitelkimą gali prireikti net keliolikos minučių.

Nuolat šokinėdami tarp užduočių:

• prarandame dalį informacijos ir detalių;
• daugiau klystame ir darome paviršutiniškesnes išvadas;
• sunaudojame daugiau energijos, nei dirbdami nuosekliai;
• jaučiamės „apsunkę galvoje“, nors realiai nepadarėme tiek daug, kiek galėjome.

Paviršutiniškas mąstymas vietoje gilių rezultatų

Nuolatinis „buvimas online“ skatina paviršutinišką darbo stilių. Vietoje to, kad valandą ar dvi sutelktai kurtume sprendimą, dirbtume su strategija ar sudėtinga analize, skaldome laiką į mažas, reaguojančias atkarpas. Dėl to:

• sunkiau pastebėti priežastis ir pasekmes, o ne tik simptomus;
• priimame daugiau trumpalaikių, „gaisrus gesinančių“ sprendimų;
• mažiau inovuojame, nes kūrybiškumui reikia tylos, lėčiau tekančios minties ir vietos eksperimentui.

Galiausiai tai lemia, kad dirbame daugiau valandų, o realių proveržių, sisteminių patobulinimų ar ilgalaikių rezultatų – mažiau.

Poveikis sveikatai ir emocinei būsenai

Šis žalingas įprotis neapsiriboja tik produktyvumu. Jis tiesiogiai veikia emocinę savijautą, psichologinį atsparumą ir fizinę sveikatą.

Nuolatinio budrumo būsena

Reagavimas į kiekvieną signalą – elektroninį laišką, žinutę, skambutį – išlaiko mus pastovioje „budrumo“ būsenoje. Organizmas tarsi visą laiką laukia pavojaus ar naujo dirgiklio.

Ilgainiui tai lemia:

• padidėjusį stresą ir nervingumą;
• sutrikusį miegą, nes mintys vis dar „darbo režime“;
• sunku atsijungti po darbo – tarsi visada esame „pasiekiami“;
• didėjantį perdegimo (burnout) pavojų.

Sumažėjusi motyvacija ir pasitenkinimas darbu

Kai darbo dienos pabaigoje suvokiame, kad praleidome ją reaguodami į kitų poreikius, o svarbiausiems savo tikslams taip ir neskyrėme laiko, atsiranda vidinis nusivylimas. Jaučiamės tarsi „visą dieną dirbau, bet nepadariau to, kas iš tikrųjų svarbu“.

Šis nuolatinis atotrūkis tarp užimtos dienos ir menko rezultato ilgainiui mažina motyvaciją, skatina cinizmą, abejonę savo karjeros kryptimi ir net vertės jausmo krizes: „Ką aš iš tikrųjų veikiu šiame darbe?“

Kodėl šis įprotis ypač pavojingas šiuolaikiniame darbe

Skaitmeniniai įrankiai ir nuotolinis darbas sukūrė terpę, kurioje šis žalingas įprotis klesti. Dabar dirbame aplinkoje, kur pranešimai gali pasiekti mus bet kada, o riba tarp darbo ir laisvalaikio išsitrynė.

Nuolatinio prieinamumo spąstai

Darbdaviai dažnai tiesiogiai nereikalauja būti prisijungus visą laiką, tačiau organizacinė kultūra ir nerašytos taisyklės signalizuoja priešingai. Jei kolega nuolat atsako iškart, o jūs – tik po valandos, galite jausti tylų spaudimą elgtis taip pat.

Ilgainiui susiformuoja įprotis:

• tikrinti el. paštą vos atsikėlus ar prieš miegą;
• reaguoti į žinutes po darbo valandų;
• palikti atidarytas pokalbių programėles visos darbo dienos metu;
• bijoti „atsijungti“, kad nepasirodytumėte neatsakingi ar neįsitraukę.

Atlygio sistema skatina blogą elgesį

Jei organizacijos labiau mato ir vertina tuos, kurie greitai reaguoja, nuolat dalyvauja susitikimuose ir visur „sukasi“, o ne tuos, kurie tyliai ir nuosekliai kuria ilgalaikę vertę, natūralu, kad žmonės renkasi reagavimo režimą.

Taip susidaro uždaras ratas: nuolatinis reagavimas atrodo saugiausias kelias į gerą vertinimą, karjerą ar išlaikyti darbo vietą, net jei giliai viduje suprantame, kad tai trukdo realiai produktyvumui.

Kaip pastebėti, kad šis įprotis jau daro žalą

Pirmas žingsnis – atpažinti, jog „gaisrų gesinimas“ yra tapęs norma. Jei pastebite bent kelis iš žemiau pateiktų požymių, tikėtina, kad nuolatinis reagavimas jau kenkia jūsų darbui:

1. Darbo dienos pabaigoje sunku įvardyti 1–2 svarbius dalykus, kuriuos iš tiesų nuveikėte.
2. Kalendorius pilnas susitikimų, bet realiems darbams reikia dirbti „po darbo“ arba vakarais.
3. Dažnai šokinėjate tarp skirtingų programų – el. pašto, pokalbių, dokumentų – ir retai išbūnate susitelkę ilgiau nei 20–30 minučių.
4. Jaučiatės pavargę, bet tuo pačiu – ne iki galo patenkinti dienos rezultatais.
5. Vis dažniau jaučiate, kad jūsų dieną valdo kitų žmonių prašymai, o ne jūsų pačių prioritetai.

Ką daryti vietoje nuolatinio reagavimo

Norint išsivaduoti iš klaidingos produktyvumo iliuzijos, reikia sąmoningai keisti darbo įpročius ir aplinkos taisykles. Tai nereiškia tapti nepasiekiamu ar ignoruoti kolegas, tačiau būtina sukurti aiškias ribas ir sąlygas gilesniam darbui.

Dėmesio blokai ir aiškūs prioritetai

Viena efektyviausių strategijų – darbo dieną skaidyti į dėmesio blokus. Pavyzdžiui:

• Ryto valandos (pvz., 9–11 val.) skiriamos tik svarbiausiam, gilaus susitelkimo reikalaujančiam darbui.
• El. paštas ir žinutės tikrinami tik tam tikrais laiko intervalais, o ne nuolat atidaryti fone.
• Iš vakaro arba ryte susirašomi 1–3 svarbiausi dienos darbai, kuriems turi būti skirta vietos kalendoriuje.

Taip iš „reakcijos režimo“ pereinama į „kryptingo veikimo režimą“, kur kuriama reali vertė, o ne tik tvarkomi signalai.

Kolektyvinės taisyklės ir lūkesčiai

Norint, kad pokytis būtų tvarus, svarbi ir komandinė, organizacinė dimensija. Pravartu su kolegomis aptarti ir sutarti dėl:

• priimtino atsakymo laiko (pvz., per dieną, o ne per kelias minutes);
• „tylaus darbo“ valandų, kai netrukdome vieni kitų nereikalingais skambučiais ar žinutėmis;
• susitikimų kultūros – ar tikrai reikia visų dalyvių ir ar būtinas susitikimas vietoje trumpo aiškaus laiško;
• kanalų paskirties – kur skubūs, o kur nesvarbūs klausimai.

Apibendrinimas

Darbo įprotis, kuris atrodo produktyvus, bet iš tiesų kenkia, dažnai slepiasi po nuolatinio užimtumo kauke. Reaguodami į kiekvieną žinutę, tikrindami el. paštą kas kelias minutes ir leisdami, kad mūsų dieną valdytų skubūs signalai, prarandame galimybę dirbti giliai, kryptingai ir prasmingai. Tai ne tik mažina realų produktyvumą, bet ir sekina sveikatą, didina stresą ir atitolina nuo ilgesnio laikotarpio tikslų. Sąmoningai ribodami reagavimą, kurdami dėmesio blokus ir aiškiai įsivardindami prioritetus, galime ištrūkti iš šio žalingo įpročio ir sukurti darbo dieną, kurioje mažiau triukšmo, bet gerokai daugiau tikros vertės.

Eimantas Levickas

Rašo apie sportą ir aktyvų gyvenimo būdą praktiškai: programos pradedantiesiems, progresija, mobilumas, atsistatymas, motyvacija ir įpročių formavimas. Akcentuoja saugumą, taisyklingą techniką ir realistiškus tikslus, pateikia aiškius žingsnius, kaip pradėti ir kaip sekti progresą. Vengia „stebuklingų“ pažadų, o rekomendacijas pritaiko skirtingam pasirengimo lygiui. Turinys pritaikytas Google Discover: stipri įžanga, trumpi patarimai, aiškūs „ką daryti šiandien“ sprendimai ir lengvai skaitoma struktūra.